0-鍵2Webデザイン制作(作成代行)でもホームページ制作(作成代行)でも、最近は・・・「メールフォームに必要事項をご記入の上、送信して下さい。」・・・というコメントでメールフォームを用意して、どなたからでも気軽にお問い合わせやご相談をいただけるようにしているケースが多いです。しかし、ある意味、フォームに入力される方は個人情報を相手(ページ・サイトの主)に教える事になります。
そんな訳で入力する方のキモチを察すれば、やはり入力前に、会社・組織の個人情報の取り扱いに関して宣言が必要になります。

私も打合せで、その旨のご理解を頂くには・・・
プライバシーポリシー(個人情報保護方針)とか文面はありますか?と言うと・・・
大体のお客様で、「ん?それ何?とか無いです」と言われてしまう場合が多いです。

そんな時は業務内容を聞いて、その会社や組織さんの個人情報の保護に関する、内容を決めないといけませんが、最近はおかげ様で制作件数が多くなってきて、1件1件考える時間もなくなってきました。

そこで、今回の記事は自分の覚えでありますが・・・

プライバシーポリシー(個人情報保護方針)の雛形
を作りましたので、記録する場所はなかったのでBlogで記載させて頂く事にしました。

尚、今回の、プライバシーポリシー(個人情報保護方針)の雛形は、企業間のお仕事 BtoBの企業様が重なっておりましたので、主にBtoBを中心に考えた雛形になります。

以下が雛形です。


プライバシーポリシー(個人情報保護方針)

宣 言
株式会社 xxx(以下「当社」)は、ここに個人情報保護方針を定め公開し、スタッフ並び当社関係者に個人情報保護の重要性と認識に取組み、徹底させることにより、個人情報の保護を推進致します。

個人情報の管理
 当社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保ち、個人情報への不正アクセス・紛失・破損・改ざん・漏洩などを防止するため、セキュリティシステムの維持・管理体制の整備・社員教育の徹底等の必要な措置を講じ、安全対策を実施し個人情報の厳重な管理を行ないます。

個人情報の利用目的
お客さまからお預かりした個人情報は、当社からのご連絡や業務のご案内やご質問に対する回答などに電子メールや資料を利用します。

個人情報の第三者への開示・提供の禁止
当社は、お預かりした個人情報を適切に管理し、次のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者に開示いたしません。

1-お客さまの同意が得られた場合、お客さまが希望されるサービスを行なうために当社が業務を委託する関係者に対して開示する場合法令に基づき開示することが必要である場合。

2-法令に基づき裁判所や警察等の公的機関から要請があった場合

3-法令に特別の規定がある場合

4-お客様や第三者の生命・身体・財産・名誉を損なうおそれがあり、本人の同意を得ることができない場合

5-法令や当社のご利用規約・注意事項に反する行動から、当社の権利、財産またはサービスを保護または防禦する必要があり、本人の同意を得ることができない場合

個人情報の安全対策
当社は、個人情報の正確性及び安全性確保のために、セキュリティに万全の対策を講じています。

ご本人の照会
お客さまがご本人の個人情報の照会・修正・削除などをご希望される場合には、ご本人であることを確認の上、対応させていただきます。

法令、規範の遵守と見直し
当社は、保有する個人情報に関して適用される日本の法令、その他規範を遵守するとともに、本ポリシーの内容を適宜見直し、その改善に努めます。

公開と改正について
公開開始日の日付を西暦で表示し、公示日を記載し、改正した日付を、必ず分かるようにさせていただきます。

お問い合せ
当社の個人情報の取扱に関するお問い合せは下記までご連絡ください。

株式会社 xxx
個人情報保護管理者 お名前→○○ ○○
〒xxx-xxxx xx県xx市xx町x-x-x
tel. XXX-XXX-XXXX
fax. XXX-XXX-XXXX
e-mail. sample@example.com



解 説

ご利用される場合は

書いたら終わりではなく、書いた以上はそれにのっとり、業務内容問題などがないか確認をして必ず実行する心がけを致しましょう。
パソコンなどは、個人情報の漏洩がないように、ウィルス対策ソフトなどは、常に最新の状態にして、防御も心掛けてまいりましょう。でも、下請けさんにお願いするようなお仕事の場合もありますので、関係者に言う言葉を入れてあります。なのでこの雛形を利用する場合は、下請けさんに個人情報の保護に関する体制も確認した方が良い事になります。

メールフォームで入力頂いた、個人情報 お名前、生年月日、住所、連絡先などの情報は、自分が所属する、会社や団体で郵送物やメールでお知らせをしたりと言う場合には使いますが、他の会社には無作為に教えませんという意味が多いです。

個人情報の第三者への開示・提供の禁止 の項目にはいくつか、箇条書きで書いてありますが、これは過去に本当に1件だけあったで、私は記載するようにしましたが、刑事事件に取引先の関係先であり、警察から個人情報の内容、主に取引内容や素行やその他の関係先などの事情確認への協力要請があった、お取引先がありました。そうすると、個人情報を開示をしないといけなくなります。そのために書き込んでおいた方が良いと思うようによく書きます。

個人情報の第三者への開示・提供の禁止 後はこんな場合です、取引先と電話の最中に突然、相手は苦しみだして、電話口で倒れたとします。 さて、こんな時にどう対応します? やはり119に電話するとか、もしかしたら、取引先の近所に自社の別の取引先であったとして、急を要する自体ですので、個人情報を開示して、協力をお願いする場合があると思います。でも本人には許可なくということになりますので、この項目は結構重要でないかといつも思い書いています。

などなど、本当は業務をされている方で、考えていただくのが望ましいですが、雛形を利用して、自社にあった、プライバシーポリシー(個人情報保護方針)を作りましょう。


因みにの事務所のプライバシーポリシー(個人情報保護方針)はサイトでチェックしてください。

東田欣也0.75